O último inventário realizado pela biblioteca da Embrapa Informática Agropecuária (Campinas, SP), entre outubro e novembro de 2009, apresentou mudanças significativas comparado com os de anos anteriores. Oficialmente, a tarefa foi executada pela primeira vez com a utilização do módulo inventário, novidade trazida pelo sistema Ainfo6, e com isso se tornou mais prática e eficaz. Em 2008, as unidades Embrapa Arroz e Feijão (Santo Antônio de Goiás, GO) e Embrapa Uva e Vinho (Bento Gonçalves, RS) já haviam realizado trabalhos pilotos.

O Ainfo6, desenvolvido pela equipe da Embrapa Informática Agropecuária em parceria com a Comissão Permanente do Ainfo, foi lançado e apresentado com sucesso aos bibliotecários em 2008. Os usuários perceberam que além de nova interface e funcionalidades, acesso via internet e versão atualizada para módulo de empréstimos, o sistema trouxe a novidade do módulo inventário, que veio satisfazer demandas antigas.

O inventário é um procedimento que deve ser realizado a cada dois anos com o objetivo de manter um controle sobre o acervo das bibliotecas de cada unidade. Anteriormente, esse processo era quase todo manual e durava, no mínimo, trinta dias. “A gente andava com uma lista conferindo item por item e não dava tempo de cumprir o prazo”, comenta a bibliotecária Maria Goretti Gurgel Praxedes. Além disso, a biblioteca tinha que suspender serviços para realizá-lo.

Esse novo módulo transformou a tarefa num processo informatizado. Ele inclui a leitura dos códigos de barras dos itens do acervo com o uso de um coletor de dados portátil. A Embrapa Informática Agropecuária foi pioneira no uso do equipamento. Os pilotos foram realizados com um notebook ligado a um leitor de código de barras. A portabilidade do coletor permitiu um ganho substancial de tempo. “Organizamos o tempo em que cada um da comissão faria a coleta e assim sempre tinha alguém livre para continuar trabalhando na biblioteca” explica Carla Cristiane Osawa, presidente da comissão.

Outro benefício que o módulo trouxe foi a economia de papel. Antes, o procedimento começava com a impressão de mais de 2.000 folhas, que mostravam o que deveria ser conferido. Agora o sistema confere todo o acervo e imprime somente relatórios gerenciais ao final. “Tivemos um ganho externo com a prestação de serviços, que não foi interrompida, e interno com a otimização de recursos humanos” diz Isaque Vacari, um dos responsáveis pela nova versão do Ainfo.

Buscando melhorias no processo, a Embrapa, por meio do Programa de Fortalecimento e Crescimento da Embrapa – PAC Embrapa, já comprou 40 coletores, etiquetas e impressoras de código de barras para distribuir em todas as unidades. Usando as novas ferramentas, a comissão da Embrapa Informática Agropecuária conseguiu realizar o inventário de 17.515 itens em 13 dias de trabalho.

Nadir Rodrigues (MTb/SP 26.948)
Embrapa Informática Agropecuária
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Colaboração e foto: Giovana Simoni